Διαδικασία Πιστοποίησης – Κανονισμός
Η OctoCert Certification Services διατηρεί ένα σχήμα πιστοποίησης προϊόντων το οποίο αποτελείται από:
Τον Γενικό Κανονισμό πιστοποίησης προϊόντων, διεργασιών και υπηρεσιών
Τον Ειδικό Κανονισμό πιστοποίησης εξοπλισμού παιχνιδότοπων και οργάνων γυμναστικής εξωτερικού χώρου
Το ειδικό κανονισμό πιστοποίησης επιφάνειας απορρόφησης κρούσεων (R-05)
Τον Eιδικό Κανονισμό ελέγχου εγκατάστασης εξοπλισμού παιχνιδοτόπων και οργάνων γυμναστικής εξωτερικού χώρου (R-06)
Τις διαδικασίες ποιότητας και τα έντυπα του παρόντος ΣΔ.
Αναλυτική Περιγραφή της Διαδικασίας Πιστοποίησης
1.Αίτηση
Για την εκκίνηση της διαδικασίας πιστοποίησης είναι απαραίτητη:
- η συμπλήρωση όλων των πληροφοριών που περιέχονται στην αίτηση καθώς και
- η προσκόμιση του τεχνικού φακέλου που ζητείται από τον εκάστοτε Ειδικό Κανονισμό.
2. Ανασκόπηση της Αίτησης
Η συμπληρωμένη αίτηση καθώς και τα συνοδευτικά έντυπα ελέγχονται για την πληρότητα και την ορθότητα των περιεχομένων τους.
Θα πρέπει να διασφαλίζονται τα εξής :
- οι πληροφορίες για το προϊόν και τον πελάτη είναι επαρκή για τη διενέργεια της διεργασίας της πιστοποίησης
- το πρότυπο και το κανονιστικό πλαίσιο με βάση το οποίο θα γίνει η πιστοποίηση / έλεγχος, είναι πλήρως κατανοητό από τον πελάτη.
- ο φορέας έχει διαθέσιμα όλα τα μέσα για την διεργασία πιστοποίησης.
- ο φορέας έχει την τεχνική επάρκεια να εκτελέσει την δραστηριότητα πιστοποίησης
**Η OctoCert Certification Services μπορεί να αρνηθεί την παροχή των υπηρεσιών πιστοποίησης εφόσον κατά την ανασκόπηση της αίτησης, θεωρήσει ότι δεν υπάρχει τεχνική επάρκεια ή η αντίστοιχη διαπίστευση κτλ. Σε περίπτωση εύρεσης ελλείψεων στα υποβληθέντα στοιχεία, ο πελάτης ενημερώνεται εγγράφως για την κάλυψη τους.
3. Επιθεώρηση – Ανασκόπηση
Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας ανασκόπησης της αίτησης, η OctoCert Certification Services κοινοποιεί στον πελάτη και στον επιθεωρητή:
την ημερομηνία και τον τόπο της επιθεώρησης,
την αίτηση του πελάτη (η οποία αποτελεί έγγραφο αναφοράς ως προς τις απαιτήσεις του),
το όνομα του επιθεωρητή καθώς και τον υπεργολάβο εφόσον απαιτηθεί.
**Ο πελάτης έχει τη δυνατότητα υποβολής ενστάσεων ή αντιρρήσεων ως προς το πρόσωπο του επιθεωρητή ή του υπεργολάβου (π.χ. μπορεί να εγείρονται θέματα αμεροληψίας).
Με την ολοκλήρωση της επιθεώρησης, ο επιθεωρητής συντάσσει εντός προκαθορισμένου χρονικού διαστήματος την Έκθεση Επιθεώρησης, όπου καταγράφονται τα αποτελέσματα του ελέγχου. Εάν υπάρχουν μη συμμορφώσεις κοινοποιούνται και αναλύονται στον πελάτη άμεσα με την ολοκλήρωση της επιθεώρησης – ελέγχου.
4. Απόφαση πιστοποίησης
Η Έκθεση Επιθεώρησης με όλα τα συνοδευτικά αρχεία (π.χ. φωτογραφίες, μετρήσεις, λίστα επιθεώρησης) παραδίδονται στην Octocert Certification Services, όπου και αξιολογούνται. Εφόσον δεν είναι δυνατή η έκδοση πιστοποιητικού χωρίς τη διόρθωση των μη-συμμορφώσεων, τότε ο πελάτης καλείται να δηλώσει την πρόθεσή του να συνεχίσει ή όχι την διαδικασία πιστοποίησης και εφόσον το επιθυμεί να άρει τις μη συμμορφώσεις.
Η τελική απόφαση χορήγησης πιστοποιητικού ή σήματος συμμόρφωσης είναι αποκλειστική ευθύνη του φορέα και δεν εκχωρείται σε υπεργολάβους ή τρίτους. Οι επιθεωρητές που ενεπλάκησαν στην διαδικασία ελέγχου του προϊόντος/υπηρεσίας δεν λαμβάνουν μέρος στην τελική απόφαση πιστοποίησης.
5. Τεκμηρίωση πιστοποίησης
Η τεκμηρίωση της πιστοποίησης γίνεται με το πιστοποιητικό, το οποίο συνοδεύεται από την αντίστοιχη Έκθεση Δοκιμών.
Στο πιστοποιητικό αναφέρονται οι ακόλουθες πληροφορίες :
- Τα στοιχεία της OctoCert Certification Services και του πελάτη,
- Το πεδίο εφαρμογής της πιστοποίησης,
- Η ημερομηνία έκδοσης και η διάρκεια ισχύος του πιστοποιητικού,
- Όποια άλλη πληροφορία προβλέπεται από τον εκάστοτε ειδικό κανονισμό.
Επιτήρηση
Για να επιτρέπεται η συνεχής χρήση του πιστοποιητικού ή του σήματος συμμόρφωσης σε ένα προϊόν, είναι απαραίτητο να καθιερωθεί μία περιοδική επιτήρηση των προϊόντων ή των δραστηριοτήτων (για τις διεργασίες και τις υπηρεσίες). Με αυτό τον τρόπο διασφαλίζεται η συνεχιζόμενη εγκυρότητα της δήλωσης ικανοποίησης των απαιτήσεων των σχετικών προτύπων.
Όσον αφορά στα πιστοποιημένα προϊόντα, ανάλογα και με το σχήμα πιστοποίησης που εφαρμόζεται, η επιτήρηση μπορεί να περιλαμβάνει περιοδικούς ελέγχους προϊόντων από την παραγωγή, το εμπόριο ή και τα δύο.
Αλλαγές που επηρεάζουν την πιστοποίηση
Σε περιπτώσεις τροποποίησης των απαιτήσεων του σχήματος πιστοποίησης που έχει εφαρμοστεί στην πιστοποίησης ενός προϊόντος, διεργασίας ή υπηρεσίας, η OctoCert Certification Services τις κοινοποιεί εγγράφως στον πελάτη. Για το λόγο αυτό, είναι πιθανό να απαιτούνται συμπληρωματικοί έλεγχοι.
Πιο συγκεκριμένα, για την εξακρίβωση της συμμόρφωσης με το νέο σχήμα πιστοποίησης η OctoCert Certification Services σε συνεννόηση με τον πελάτη, πραγματοποιεί αποτίμηση με το νέο σχήμα σύμφωνα με τον αντίστοιχο Ειδικό Κανονισμό. Αν τα αποτελέσματα του ελέγχου αποδείξουν τη συμμόρφωση χορηγείται εκ νέου Πιστοποιητικό ή Σήμα συμμόρφωσης.
Σε περίπτωση μη συμμόρφωσης γίνεται ανάκληση του Πιστοποιητικού ή του Σήματος συμμόρφωσης και απαγορεύεται η χρήση του από τον Οργανισμό για οποιονδήποτε σκοπό μετά το πέρας της ημερομηνίας ισχύος του νέου σχήματος.
Ο πελάτης έχει την υποχρέωση να ενημερώνει την OctoCert Certification Services για αλλαγές που προτίθεται να πραγματοποιήσει στο πιστοποιημένο προϊόν, διεργασία ή υπηρεσία, εφόσον αυτές εμπίπτουν στο πεδίο της πιστοποίησης και η OctoCert Certification Services αξιολογεί τις αλλαγές και αποφασίζει αν είναι απαραίτητος ή όχι ο επανέλεγχος.
Λήξη | Περιορισμός – Επέκταση του πεδίου | Αναστολή ή Ανάκληση Πιστοποίησης
Η OctoCert Certification Services διατηρεί το δικαίωμα περιορισμού ή αναστολής για περιορισμένο χρονικό διάστημα του πεδίου πιστοποίησης όταν ο Οργανισμός:
- Παραβεί τους όρους του παρόντος Κανονισμού,
- Κάνει μη προβλεπόμενη χρήση του Πιστοποιητικού ή του Σήματος Συμμόρφωσης,
- Ζητήσει ο ίδιος τον περιορισμό ή την αναστολή του πεδίου πιστοποίησης,
- Εμφανίζει συστηματικά σημεία μη συμμόρφωσης με τα πρότυπα και αδυνατεί να τα διορθώσει.
- Δεν φανεί συνεπής στις οικονομικές της υποχρεώσεις προς την OctoCert Certification Services.
- Στην περίπτωση εμφάνισης των παραπάνω, ο πελάτης λαμβάνει καθορισμένο χρονικό περιθώριο μέσω γραπτής ειδοποίησης, προκειμένου να συμμορφωθεί με τις απαιτήσεις. Κατά τη διάρκεια του χρονικού αυτού περιθωρίου η ισχύς του Πιστοποιητικού αναστέλλεται. Αν μετά το πέρας του χρονικού διαστήματος τα προβλήματα δεν έχουν επιλυθεί, η OctoCert Certification Services προβαίνει σε κατάλληλες ενέργειες τροποποίησης του πεδίου πιστοποίησης. Αυτές οι ενέργειες μπορεί να είναι :
- Περιορισμός του πεδίου εφαρμογής της πιστοποίησης,
- Οριστική ανάκληση της πιστοποίησης.
Παράπονα και ενστάσεις
Επιχειρήσεις ή οργανισμοί πιστοποιημένοι από τον φορέα δύνανται να υποβάλλουν ένσταση κατά αποφάσεων πιστοποίησης της OctoCert Certification Services (π.χ. άρνηση χορήγησης, ανάκληση πιστοποιητικού, ευρήματα κτλ.). Η προσφυγή πρωτοκολλείται από τον φορέα, ανασκοπείται και διαπιστώνεται εάν αφορά δραστηριότητα ή προϊόν πιστοποιημένο από τον φορέα. Η διοίκηση διερευνά τη δυνατότητα επίλυσης του θέματος, σε συνεργασία με το αρμόδιο προσωπικό. Εφόσον παρίσταται ανάγκη διενεργεί επαφές και με τον εν ιστάμενο. Η απόφαση της διοίκησης σχετικά με την ένσταση, λαμβάνεται από άτομα τα οποία δεν εμπλέκονται στις δραστηριότητες πιστοποίησης που σχετίζονται με το εξεταζόμενο παράπονο ή ένσταση (με παράλληλη διασφάλιση της απουσίας σύγκρουσης συμφερόντων). Η απόφαση κοινοποιείται εντός ενός μήνα στον εν ιστάμενο καθώς και σε άλλα εμπλεκόμενα μέρη. Η διαδικασία αυτή ακολουθείται και στην περίπτωση παραπόνων είτε από πελάτες, είτε από τρίτους (π.χ. καταναλωτές) ή οποιοδήποτε άλλο ενδιαφερόμενο μέρος.
